In een verzuimprotocol beschrijft de werkgever de procedure bij ziekte van een werknemer. Bij ziekte moet veel geregeld worden en voor zowel uzelf als uw werknemer is duidelijkheid daarbij prettig. U kunt als werkgever zelf een verzuimprotocol opstellen, waarbij u wel rekening dient te houden met de regels van de Wet Poortwachter. Hieronder een aantal zaken die in het verzuimprotocol geregeld worden.
Op welke manier kan uw werknemer zich ziek melden? Volstaat een mailtje of moet uw werknemer een leidinggevende bellen? Houd er wel rekening mee dat u uw werknemer niet mag verplichten de aard van zijn klachten te noemen. Wel mag aan werknemers gevraagd worden hoe lang ze het verzuim inschatten.
Het is belangrijk dat uw werknemer tijdens het verzuim zowel voor u als de bedrijfsarts bereikbaar is. Zo kunt u in het verzuimprotocol aangeven op welke momenten uw werknemer bereikbaar moet zijn. Zo kunt u opnemen dat u eenmaal per week telefonisch informeert naar de stand van zaken en de re-integratie mogelijkheden bespreekt.
Volgens de Wet Poortwachter moet er na zes weken ziekte een Probleemanalyse worden opgesteld door de bedrijfsarts. Aan de hand daarvan kan een Plan van Aanpak worden gemaakt voor de re-integratie van uw werknemer. Dit moet binnen twee weken na het opstellen van de Probleemanalyse gebeuren. Het is ook handig om in uw verzuimprotocol op te nemen welke punten er in de Probleemanalyse en het Plan van Aanpak verwerkt moeten worden. Leg ook vast wat het doel is.
Voor het vaststellen van de arbeidsongeschiktheid moet een medisch onderzoek plaatsen. Na hoeveel weken ziekte moet een werknemer een medisch onderzoek ondergaan? En moet dat onderzoek dan uitgevoerd worden door de bedrijfsarts of mag de eigen huisarts dat ook doen? Deze vragen kunnen spelen bij zowel werkgever als werknemer en derhalve is het handig om dit duidelijk vast te leggen in uw verzuimprotocol op basis van de regelgeving.
Als uw werknemer 42 weken ziek is, dan moet u een ziekmelding doen bij het UWV. Bij langdurige ziekte tussen de 46e en 52e ziekteweek moet tevens een eerstejaarsevaluatie plaatsvinden. Daarnaast moet u bij langdurige ziekte een re-integratiedossier bijhouden. Denk aan gespreksverslagen, het ziekteverloop of de inspanningen die verricht zijn om uw werknemer weer aan het werk te gaan. Na 104 weken ziekte heeft een werknemer normaal gesproken recht op een WIA-uitkering. Neem dit allemaal in uw verzuimprotocol op.
Wist u dat een zieke werknemer ook recht heeft op vakantie? Zorg ervoor dat de regels hiervoor duidelijk zijn vermeld in het verzuimprotocol. Maar uw werknemer kan bijvoorbeeld ook ziek worden in het buitenland. Ook dan is het nuttig om in het verzuimprotocol vast hoe de ziekmelding dan in zijn werk gaat.
Schrijf in het verzuimprotocol op wat van beide partijen verwacht wordt bij re-integratie. Leg ook de sancties vast die kunnen volgen wanneer uw werknemer niet goed meewerkt aan de re-integratie. Leg ook vast of er activiteiten zijn die uw werknemer tijdens ziekte niet mag doen. Om de privacy te waarborgen legt u bijvoorbeeld vast welke personen het ziektedossier mogen inzien en hoe lang gegevens bewaard mogen worden.
Is uw werknemer het niet eens met uw verzuimprotocol of de uitvoering daarvan? Dan is het belangrijk dat uw werknemer op de hoogte is van de opties. Vermeld in het verzuimprotocol waar uw werknemer met klachten terecht kan. Ook moet het voor de werknemer duidelijk zijn waar hij of zij terecht kan met vragen over re-integratie.
Vind een re-integratiedeskundige
Neem contact op met re-integratiebureaus in uw regio voor vragen over het verzuimprotocol en de Wet Poortwachter.